Vaste kostenvergoedingen: specificatie en onderbouwing op orde ?

Een werkgever die zijn medewerkers een vaste kostenvergoeding verstrekt, moet aan meerdere fiscale verplichtingen voldoen. Als eerste moet de werkgever een specificatie hebben van de door hem verstrekte kostenvergoeding en wel naar aard en veronderstelde omvang van de kosten. Uit die specificatie moet blijken op welke kosten de vergoeding betrekking heeft én tot welke bedragen. Die specificatie moet aanwezig zijn vóórdat de werkgever de kostenvergoeding aan de werknemer verstrekt of uiterlijk op het tijdstip dat de vergoeding wordt uitbetaald. Ontbreekt zo’n specificatie, dan kan die niet meer achteraf worden opgesteld. De vaste kostenvergoeding is dan nettoloon. Voor de specificatie van de vaste kostenvergoeding kunt u de cao benutten. De Hoge Raad heeft dat duidelijk beslist. Als de kostenvergoeding voortvloeit uit een cao, en in die cao is vastgelegd voor welke kosten die vergoeding bedoeld is en tot welke bedragen, dan hoeft de werkgever daarnaast niet nog eens een afzonderlijke specificatie op te stellen. Met de specificatie in de cao is derhalve aan de specificatie-eis voldaan. De tweede eis is dat de werkgever – desgevraagd, door de inspecteur – een onderbouwing moet aanreiken waaruit blijkt dat de door hem verstrekte vaste kostenvergoeding niet bovenmatig is. Voor die onderbouwing – de kostentoets – kunt u niet rekenen op de cao. U moet aantonen dat in uw situatie, binnen de bedrijfsvoering in uw onderneming, die kostenvergoeding terecht is verstrekt. Dat de werknemers in uw bedrijf uitgaven hebben gehad voor de kostensoorten waarvoor u hen een vergoeding – tot het gemiddelde bedrag – heeft verstrekt. Voor zo’n steekproef gelden volop spelregels. De kostentoets moet regelmatig worden gehouden, eens per twee jaar. Meerdere werknemers per groep werknemers met gelijksoortige werkzaamheden én eenzelfde vaste kostenvergoeding moeten hun uitgaven vastleggen en met nota’s enzovoort onderbouwen gedurende een periode van een paar maanden. Is sprake van vaste, regelmatig terugkerende kosten, dan is een steekproef van twee á drie maanden redelijk. Bij sterk wisselende kosten zal de kostentoets over een langere periode moeten plaatsvinden. Bij vragen hierover kunt u contact opnemen met Administratiekantoor ZZP.

Leave a Reply